Arhiviranje dokumentov v podjetju je nujno za dolgoročno hrambo bistvenih dokumentov. Povprečen pisarniški delavec na leto obdela okoli 10.000 listov papirja, kar pomeni, da je arhiviranje kar zahteven proces.
Kaj je arhiviranje dokumentov?
Arhiviranje dokumentov pomeni shranjevanje informacij, ki jih ne uporabljate več redno, v varno hrambo za daljše časovno obdobje.
Arhiviranje dokumentov je zapleten postopek, pri katerem je potrebno biti zelo pravilen in pozoren, saj od nastalih napak tvegate, da boste izpostavljeni kršitvam varnosti dokumentov in posledično poslovnih skrivnosti.
Arhivira se:
- pogodbe zaposlenih
- pogodbe z naročniki
- potne naloge
- dokumente pomembne za poslovanje
- vse pisne dogovore
- vhodno in izhodno pošto
- elektronska sporočila
itd.
Kar veliko različnih dokumentov za arhiviranje kajne? Zato je priporočljivo, če v kakšnem primeru še niste pričeli, da vse dokumente digitalno arhivirate.
Kaj pa je digitalno arhiviranje dokumentov?
Rešitve za digitalno upravljanje dokumentov se nanašajo na skeniranje dokumentov, ki jih je treba digitalno shraniti.
To pomeni, da ima uporabnik večji nadzor nad svojimi elektronskimi zapisi. Morda boste lahko sami upravljali digitalne dokumente prek spletnega portala za lažji dostop, čeprav bo to verjetno dodatno stalo.
Torej poenostavljeno: je proces arhiviranja dokumentov v digitalno obliko za lažje poslovanje podjetja oziroma katere koli organizacije.
Kako deluje arhiviranje dokumentov?
Predno se lotite arhiviranja vseh vaših poslovnih dokumentov, je potrebno določiti, kako boste to storili, da bodo vsi v vašem podjetju dokumente obdelali na enak način s čim manj napakami.
Z ustvarjanjem postopka upravljanja dokumentov in arhiviranja lahko zagotovite, da so vaši dokumenti pravilno arhivirani, varni in jih je enostavno pridobiti, ko jih potrebujete.
Arhiviranje dokumentov v podjetju in njegove prednosti
Ker se dokumenti hitro izgubijo ali uničijo je arhiviranje in vodenje evidence arhiviranja dokumentov pomemben del vodenja podjetja.
Arhiviranje dokumentov prinaša kar veliko prednosti za podjetje:
- Boljša organiziranost podatkov
Pravilno arhiviranje dokumentov pomeni, da imajo vaši zaposleni hiter in varen dostop do informacij, ki jih potrebujejo, kar povzroči manj izpadov in zamud.
Mnoga podjetja se odločijo za uporabo programske opreme za upravljanje zapisov za shranjevanje, upravljanje in dostop do svojih zapisov.
- Enostavni pregled in pridobitev dokumentov za pravne namene
Pregled nad evidenco je enostavnejši. Vsi dokumenti so shranjeni po določenem redu in na enem mestu tako, da ko iščete določen dokument ga lahko hitro najdete brez vseh težav. Prav tako, če pride do kakšne tožbe imate vse dokumente shranjene in jih lahko tako hitro pridobite kot dokaz.
- Izboljša varnost dokumentov
Pri arhiviranju digitalnih dokumentov, jih lahko zaščitite z geslom, da lahko do njih dostopajo le določene osebe. Sistemi za arhiviranje dokumentov za seboj ustvarjajo revizijsko sled, tako da lahko vidite, kdo je dostopal do datotek, jih spreminjal ali izbrisal.
- Prihrani prostor v pisarni
Arhiviranje dokumentov prihrani prostor za shranjevanje v pisarni,. Pretvarjanje papirnatih dokumentov v digitalno obliko pomeni, da lahko papirnate kopije uničite in si ustvarite dodaten prostor za ostale pisarniške potrebščine.
- Preprečuje izgubo podatkov/dokumentov potrebnih za poslovanje
Izguba pomembnih dokumentov ima lahko pomembne posledice za vaše podjetje: padec produktivnosti, izguba zaupanja strank, kršitev zakona, škoda vašemu ugledu, itd.
To najlažje preprečite tako, da svoje dokumente zavarujete tako, da jih arhivirate pri zaupanja vrednem podjetju za arhiviranje dokumentov ali dober informacijski sistem, ki vam omogoči varno arhiviranje in splošno shranjevanje dokumentov.
Eden izmed informacijskih sistemov, ki omogoča arhiviranje vaših dokumentov je ODOS. Znotraj sistema ODOS imajo MODUL.VIP, ki vam omogoča zajem, klasifikacijo in distribucijo izhodne in vhodne pošte, elektronskih sporočil, elektronsko podpisovanje dokumentov in splošno arhiviranje vseh vaših dokumentov.
Primer arhiviranja v projektnem vodenju
Arhiviranje dokumentov je proces, ki ga je potrebo vplesti v vse delovne procese znotraj podjetja oziroma organizacije.
Danes si bomo na kratko pogledali arhiviranje v projektnem vodenju.
Kaj sploh je projektno vodenje?
Projektno vodenje je apliciranje znanja, metod, veščin, procesov in izkušenj za doseganje nekih določenih specifičnih ciljev projekta. Ima neke končne rezultate, ki so merjeni in omejeni na časovni okvir in proračun projekta.
Torej pri projektnem vodenju lahko nastane na tone različnih dokumentih papirjev. To pomeni, da se papirji kar kopičijo. Zato lahko pride do večjih težav pri :
- nadziranju poteka projektov
- nadziranje porabe proračuna za projekt
- nadziranju časovnega poteka projekta
- preverjanju in nadziranju delovnih nalog znotraj projekta
- samem snovanju projekta
itd.
Kakor je razvidno hitro lahko pride do težav. Vendar, če se vsi dokumenti pravilno arhivirajo in evidentirajo v enem prostoru, nastane manj težav. In ne govorimo o čisto klasičnem arhiviranju ampak digitalnem arhiviranju, ki neizmerno olajša potem celotnega projekta.
Eden izmed sistemov, ki omogoča enostaven nadzor nad projektnim vodenjem je sistem ODOS z modulom ODOS.Projektno vodenje.
Ta modul omogoča enostavno snovanje in zastavljanje projektov, spremljanje poteka projektov, pregled in nadzor nad proračunom projekta, enostavni pregled nad časovnico zastavljenih projektov, in mnogo drugih možnosti.
Za svoje brezhibno delovanje in poslovanje podjetja si pridobite sistem ODOS in se pridružite že številnih podjetjem in občinam, ki ga uporabljajo že število let.